Wir bei TGR-E haben uns dazu verpflichtet, unsere Geschäfte nach den höchsten ethischen und rechtlichen Standards zu führen. Unsere umfassenden Compliance-Richtlinien sollen sicherstellen, dass wir nicht nur alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, sondern vielmehr in einer Art und Weise handeln, die mit unseren Werten und den Erwartungen der Interessengruppen übereinstimmt. Diese Richtlinien gelten für alle Aspekte unserer Geschäftstätigkeit, dazu zählen auch die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Ein Element dieser Compliance-Richtlinien ist ein Online-Tool, mit dem Betroffene anonym auf Verdachtsmomente hinweisen können – für den Fall, dass Mitarbeiter von TGR-E oder andere Personen gegen die Interessen unseres Unternehmens handeln oder sich anderweitig unangemessen verhalten.

HINWEISGEBERSYSTEM DER TOYOTA GAZOO RACING EUROPE GMBH

Haben Sie Kenntnis von Missständen oder Rechtsverstößen in der Toyota Gazoo Racing Europe GmbH oder auch nur einen Verdacht? Dann teilen Sie uns unserer internen Meldestelle bitte mit. Damit schützen und unterstützen Sie uns alle. Ihre Daten behandeln wir vertraulich, auf Wunsch bleiben Sie anonym. Wir gehen allen Hinweisen behutsam und verantwortungsvoll nach. Toyota Gazoo Racing Europe GmbH hat mit der Entgegennahme von Meldungen und der ersten Kommunikation mit hinweisgebenden Personen die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek beauftragt. Hinweisgebende Personen können Ihre Meldungen über das Webformular WhistleFox® abgeben:

Alternativ können hinweisgebende Personen ihre Meldung persönlich, telefonisch, per Brief oder Fax richten an Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M. Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB Georg-Glock-Straße 4 40474 Düsseldorf Tel. 0211/60055-217 E-Mail a.szesny@heuking.de oder tgr-e_compliance@heuking.de Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau, nennen Sie das betroffene Unternehmen, die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens und teilen Sie Namen möglicher Zeugen mit. Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

WAS KANN GEMELDET WERDEN? Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Toyota Gazoo Racing Europe GmbH oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unseres Unternehmens oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen dem hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile. Für Beschwerden und zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet! WO KANN ICH MELDUNGEN ABGEBEN? Wir ermutigen unsere Beschäftigten wie auch externe Personen, ihre Hinweise an unsere eigene Meldestelle zu richten. Wir gehen den Meldungen zügig, verantwortungsvoll und sorgfältig nach. Zudem die Möglichkeit besteht, Hinweise an externe Meldestellen des Bundes und der Länder zu richten. Diese sind beispielsweise die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz bzw. die weitere Meldestelle des Bundes (für Meldungen die die externe Meldestelle des Bundes betreffen), sowie ggf. externe Meldestelle des jeweiligen Bundeslandes oder ggf. für bestimmte Branchen speziell zuständige externe Meldestellen, beispielsweise das Bundeskartellamt. KANN ICH EINE MELDUNG ANONYM ABGEBEN? Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchte oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Um eine Bearbeitung Ihrer Meldung zu ermöglichen, bitten wir Sie aber jedenfalls anzugeben, welches konkrete Unternehmen oder welche Tochtergesellschaft, Niederlassung o.Ä. Ihre Meldung betrifft. WIE WERDEN MEINE DATEN GESCHÜTZT? Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung sogar anonym abgeben. Unser Hinweisgebersystem entspricht den einschlägigen gesetzlichen Regelungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwälte entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die zuständige Stelle der Toyota Gazoo Racing Europe GmbH weitergeleitet werden. Die Dokumentation Ihrer Meldung bei Toyota Gazoo Racing Europe GmbH wird spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. DROHEN MIR NACHTEILE, WENN ICH DER INTERNEN MELDESTELLE EINEN HINWEIS GEBE? Hinweisgebende Personen unterliegen arbeitsrechtlichem Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Ist dies der Fall, dürfen Sie keine arbeitsrechtlichen Nachteile erleiden. Das gilt auch dann, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt. AN WEN KANN ICH MICH WENDEN, WENN ICH MIR UNSICHER BIN, OB ICH DAS HINWEISGEBERSYSTEM NUTZEN SOLLTE? Sie können die Meldestelle bei Rückfragen telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwälte gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.